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I. Objeto NEXSA, identificada con Nit 900 162 320 – 1, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., – Colombia, quien de ahora en adelante para esta política de tratamiento de la información se denominará “NEXSA”. Tiene como finalidad poner en conocimiento a los Titulares de los Datos Personales que estamos garantizando el derecho constitucional y las demás disposiciones legales y generales para la protección de los datos que se hayan recopilado en la base de datos o archivos que NEXSA, haya obtenido para las finalidades previstas. II. Ámbito de aplicación En caso de que el Titular de los Datos personales confiera previa autorización expresa, el tratamiento de su información. La presente Política será aplicable a la información de sus Datos Personales registrados en NEXSA susceptibles de un tratamiento especial. III. Alcance Lo previsto en la presente política, se hace con la finalidad de comunicar a los Titulares de los Datos Personales sobre los derechos a que tienen lugar y el modo en que NEXSA dispone el tratamiento especial de la información que será aplicado en la base de datos de NEXSA. IV. Antecedentes De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional profiere Disposiciones Generales para el manejo y la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo un marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. A su vez, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, a través del cual se reglamenta la Ley anteriormente citada, con la finalidad de ayudar a facilitar que su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales. V. Principios Con la finalidad de garantizar el derecho de protección a los datos personales en el desarrollo de su actividad comercial NEXSA obtendrá, manipulará, recopilará, trasmitirá y ejecutará diferentes operaciones sobre la información de los Titulares de Datos Personales a su vez es deber del personal delegado y/ o encargados de NEXSA cumplir lo establecido por la ley, los principios y reglas de esta política que a continuación se describen: ✓ Autorización Expresa: Previa Autorización Expresa sobre el manejo de datos personales NEXSA queda automáticamente facultada para el manejo de la información y para todo Titular de Tratamiento de Datos Personales con quien NEXSA haya tenido cualquier tipo de vínculo hará una convocatoria utilizando los medios necesarios con la finalidad de obtener, autorización retroactiva de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1377 y las demás normas concordantes. ✓ Finalidad de la base de datos: Cualquier actividad que implique el Manejo de Datos Personales debe estar conforme a las finalidades mencionadas en esta Política o la autorización expresa por el Titular de los Datos Personales, o en los diferentes documentos concluyentes donde se reglamente una política especial de Tratamiento de Datos Personales. ✓ Calidad del Dato: El Titular de Datos Personales debe suministrar información oportuna, exacta, clara, cierta, verificable. En el momento en que El titular de Datos Personales haya suministrado información errónea, incompleta, inexistente, NEXSA está legitimada para inhibirse de establecer una relación comercial. ✓ Suministro de información al Titular: Cuando el Titular de Datos Personales lo requiera, NEXSA deberá conceder la información acerca de la existencia de Datos Personales en relación con el solicitante. Está entrega de información la llevará a cabo el departamento que NEXSA ha delegado para la protección de datos personales. ✓ Seguridad: NEXSA designará al personal autorizado para el manejo de los Datos Personales, el personal que no cuente con dicha autorización no podrá encargarse de la manipulación de la información ni están habilitados para hacer el proceso del tratamiento de datos personales. ✓ Duración: La información recopilada por NEXSA del Titular de Datos Personales deberá ser tratada únicamente por el tiempo considerable acorde a la finalidad que requiera. ✓ Confidencialidad: Es deber de NEXSA garantizar la confidencialidad del Tratamiento de Datos Personales con la finalidad de impedir que dicha información sea usada, alterada, accedida, vulnerada por personas no autorizadas. ✓ Confidencialidad y Tratamiento posterior: Así se haya dado por terminado una relación contractual o el vínculo entre el Titular de Datos Personales y NEXSA, deben ser tratados por el personal designado por NEXSA confidencialmente de acuerdo con lo establecido en esta política y la ley aún para los datos que no sean públicos. ✓ Titular de Datos Personales: Persona Natural o Jurídica. ✓ Individualidad: En calidad de Encargado NEXSA, mantendrá de manera separada las bases de datos de las que es Responsable. ✓ Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. VI. Finalidad de la Base de Datos. El manejo de la información tratada por NEXSA pertenece a los Titulares de Datos Personales como lo son sus clientes, empleados, proveedores. A su vez al suministrar informacional personal a NEXSA, usted se encuentra manifestando la aprobación del tratamiento de datos conforme al presente documento. Los menores de edad que pretendan establecer una relación comercial o laboral con NEXSA deberán ser representados legalmente por sus padres o acudientes quienes en su representación manifestaran la aceptación de estas políticas y el tratamiento de datos personales de menores de edad. A su vez NEXSA y las personas encargadas o los Titulares de Datos Personales o que en virtud de la ley o un contrato se regirán por estas políticas, lo cual se mantendrá bajo las siguientes finalidades: ✓ Ejecutar los trámites administrativos que NEXSA maneja para la vinculación o actualización de nuestra base de datos como un Titular de Datos personales. ✓ Obtener información de su conducta comercial. ✓ Ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren. ✓ Llevar un control y prevención del fraude, lavado de activos. ✓ Manejo de información contable y financiera. ✓ Manejo de Información Tributaria. ✓ La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo. ✓ Efectuar convocatorias laborales y procesos de selección. ✓ Informar a sus trabajadores sobre los comunicados laborales, reformas en NEXSA y actividades internas. ✓ Llevar a cabo la realización y cumplimiento de los negocios suscritos entre NEXSA y cualquier Titular de Datos Personales. ✓ Establecer un contacto con fines comerciales con nuestros clientes y proveedores. ✓ Promocionar nuestros servicios y sitio web. ✓ Comunicar la información del Titular de Datos Personales con las finalidades administrativas, operacionales y comerciales de acuerdo con esta política y las normas legales vigentes y sus concordantes. ✓ Realizar citaciones o enviar comunicados a los accionistas de NEXSA ✓ Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarios a través de la obtención de información personal para su tratamiento NEXSA se obliga a cumplir las demás responsabilidades que de esta acción se deriven. ✓ Cuando alguna entidad del gobierno lo solicite. ✓ Como producto de una comercialización de nuestra marca. • Información Sensible: Es considerada información sensible, aquella que es recibida de procesos médicos de salud ocupacional, orientación sexual, información obtenida de menores de edad, organizaciones de cualquier tipo u orientación sexual. Dicha información gozará de especial protección por parte de NEXSA de acuerdo con los parámetros establecidos en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales de menores de edad se hará con previa autorización de sus representantes legales, con la finalidad de iniciar relaciones contractuales, laborales, comerciales. A través de este proceso NEXSA busca velar por cuidar y respetar los derechos fundamentales de los menores de edad y adolescentes. VII. Tratamiento de Datos Personales Según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de Datos Personales, NEXSA realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen la recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en las presentes Políticas de Nexsa. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello. Toda información recopilada por NEXSA en su base de datos se encuentra en un software, que tiene acceso restringido y no tiene acceso público ni de personas no autorizadas. Nuestra base de datos no será vendida o sometida a cualquier tipo de mercadeo. VIII. Derechos de Los Titulares de Datos Personales En el Tratamiento de Datos Personales por parte de NEXSA, se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son: ✓ Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a NEXSA, o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. ✓ Ser informado por NEXSA, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos. ✓ Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. ✓ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento NEXSA o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal. ✓ Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. ✓ Tramitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a ley. ✓ Realizar solicitudes ante NEXSA referente al tratamiento de sus datos personales. ✓ Suspender su información personal de la base de datos de NEXSA o solicitar su revocación, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio establezca mediante un acto administrativo definitivo que en el tratamiento de información de NEXSA o el personal encargado haya incurrido en conductas contrarias a lo establecido en esta política o la ley. ✓ Según lo establecido en el Artículo 21 de Decreto 1377 de 2013, permitir el acceso de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido tratados por NEXSA. ✓ Ser informados sobre las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a las nuevas modificaciones que se pretendan ser implementadas o en su lugar de la nueva política de tratamiento de información. ✓ Ser informado sobre el departamento o la persona designada por NEXSA para llevar a cabo todos los trámites pertinentes sobre quejas, consultas, reclamos o cualquier otro tramite sobre su información personal. Para que los Titulares de Datos Personales puedan ejercer el derecho de realizar el procedimiento establecido en esta política sobre sus Datos Personales en nuestra base de datos, deberá realizar un documento solicitando su información y presentar su cédula de ciudadanía o cualquier otro documento de identificación en original. Los menores de edad a través de su representante legal o quienes acrediten esta calidad mediante la documentación pertinente que acredite esta calidad. IX. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos. El área encargada de recibir los tramites de los Titulares de Datos Personales y responder los que tengan fundamento en estas políticas o la Ley, como las solicitudes de actualización de datos o para conocer los Datos Personales, por Las peticiones, consultas y reclamos formulados por parte de los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de NEXSA, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a: Sandra Vargas. Los datos de contacto de NEXSA: Dirección: Calle 98 No. 10 – 32 Oficina 501 Teléfono: +57 1 8058580 - 8058581 Correo electrónico: protecciondedatos@nexsa.net X. Obligaciones de Nexsa ✓ Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos. ✓ Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. ✓ Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. ✓ Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. ✓ Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. ✓ Reestablecer la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada. ✓ Cambiar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. ✓ Proveer al Encargado del Tratamiento, dependiendo el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política. ✓ Exigir al Representante del Sistema de Recolección de datos, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular de Datos Personales. ✓ Dar trámite a las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en la presente política. ✓ Implementar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes. ✓ Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular de Datos Personales, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo. ✓ Informar, a solicitud del Titular de Datos Personales, sobre el uso dado a sus datos. ✓ Comunicar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. ✓ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. XI. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información. Según el tipo de vinculación que tengan con NEXSA, los titulares del derecho de protección de datos pueden ejercer sus derechos a actualizar, rectificar y suprimir información. La solicitud podrá tramitarse físicamente a través de la secretaría o a través del correo electrónico protecciondedatos@nexsa.net a su vez NEXSA guardará prueba de la solicitud y su respuesta de acuerdo con el registro individual de cada persona que se encuentre identificada en nuestra base de datos. NEXSA contará con diez (10) días hábiles para atender y dar trámite a la solicitud realizada por el Titular de Derechos Personales contados a partir de su radicación. Si dentro del tiempo establecido NEXSA no puede dar respuesta a la solicitud, deberá notificar al solicitante los motivos por los cuales no ha podido responder la solicitud, mediante el mismo medio utilizado inicialmente para la radicación y contará con cinco (5) días hábiles adicionales para responder. XII. Reclamos. Cuando los Datos Personales tratados por NEXSA quieran ser corregidos, actualizados, eliminados o por el presunto incumplimiento de NEXSA a lo ordenado en la ley, NEXSA cuenta con los mecanismos para que el Titular de Datos Personales o sus representantes legales, apoderados o causahabientes puedan formular reclamos de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto1377 de la siguiente manera: I. Podrá hacerlo vía correo electrónico: protecciondedatos@nexsa.net o mediante documento escrito radicado físicamente en la Calle 98 No. 10 – 32 Oficina 501. II. El Correo electrónico o documento deberá contener el nombre e identificación del Titular, descripción de los hechos que dan origen al objeto de la “actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes” III. El correo electrónico o documento deberá indicar dirección física de notificación y toda documentación que el solicitante pretenda hacer valer. IV. Para dar trámite al reclamo, NEXSA cuenta inicialmente con cinco (5) días hábiles para realizar la comprobación de la identidad del solicitante, o los documentos que los acrediten como representante, apoderado, causahabiente. V. Si el reclamo o la documentación carece de veracidad o la documentación se encuentra incompleta, NEXSA deberá notificarle al solicitante una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibida la reclamación. Si el solicitante no presenta la documentación o acredita su real identidad dentro de (1) un mes siguiente a la fecha de recibido de la notificación inicial se entenderá que ha desistido del reclamo. VI. Recibida la solicitud y acreditada la veracidad de la identidad o los documentos completos se procederá a incluir en la Base de Datos de NEXSA. VII. Donde se encuentre la documentación de los Titulares de Datos Personales, se anexará una carpeta que titule “reclamo en trámite” y el objeto de la solicitud y los términos iniciales y la fecha en que fue resuelta la solicitud. VIII. NEXSA tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de haber confirmado la información, para resolver la solicitud. XIII. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos La vigencia de esta política rige a partir del 1 de septiembre del año 2016. La información de datos personales almacenados, utilizados o trasmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, de acuerdo necesidad del tiempo que sea obligatorio, para las finalidades mencionadas en esta política. Cualquier cambio fundamental en la presente política será notificado oportunamente a los titulares de datos personales, de manera clara y eficaz antes de la nueva implementación. ______________________ Catalina Espejo Representante Legal Nexsa S.A.S.
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